Pour répondre à ces nouveaux aspects de la vie d’entreprise, le géant de l’informatique IBM s’est fendu d’un guide de « l’étiquette » original élaboré à partir d’expériences internes.
Dix conseils pour concilier au mieux l’usage du GSM, de l’Internet et de l'e-mail avec les règles de bonne conduite. Il y va du bon maintien de vos collaborations professionnelles…

1. Buvez régulièrement une tasse de café (ou mieux, du thé !) au lieu de perdre votre temps à rédiger des e-mails, à chatter ou à téléphoner. Il est impossible de développer une relation professionnelle par la voie numérique ; seul le contact personnel permet d’y parvenir. Préférez donc débattre de vos sujets autour d’un café, à fortiori si l'échange de vues concerne une situation émotionnelle, des critiques ou des informations confidentielles. Ce genre de sujets n'a pas sa place dans des e-mails. Vous pourriez même aggraver la situation.

2. Soyez réellement attentif ! L'Internet mobile vous permet d'être en ligne partout et à tout moment, donc aussi pendant des négociations, des déjeuners avec l'équipe ou des rendez-vous d'affaires. Il est particulièrement grossier d'être en ligne lorsque d'autres personnes sont en droit d’attendre votre attention. Donnez-leur la priorité et rangez votre iPhone ou Blackberry.

3. Certaines personnes continuent à travailler chez elles le soir, tandis que d'autres font une distinction claire et nette entre le travail au bureau et la vie privée à la maison. Votre situation ne doit pas régenter celle des autres. Commencez toujours pas expliquer votre situation et connaître celle de votre interlocuteur.

4. L’instant messaging est un outil particulièrement efficace pour échanger rapidement des informations. Veillez toutefois à ce que celles-ci soient utiles, concises et précises. Évitez les blagues et autres sujets relatifs à votre vie privée : chaque session de chat oblige votre destinataire à interrompre son travail.

5. Évitez les bruits de fond : de plus en plus de personnes passent des coups de fil en voiture ou dans la rue. Cherchez plutôt un endroit plus tranquille ou remettez votre appel téléphonique à un moment de la journée où vous serez au calme.

6. Les écrits restent (aussi bien sur FaceBook, e-mail, que lors d’un chat professionnel) : si vous êtes en conversation individuelle avec un collègue via chat ou un blog, évitez les attitudes trop familières. Ce dont vous débattez reste sur le système et sera lisible par d’autres personnes (qui passeront après vous).

7. Limitez l’usage du CC : il est très facile d’envoyer un tel message à la moitié de l’entreprise. Mais quelle utilité cela aura-t-il pour tous ces gens ? Êtes-vous sûr d’utiliser le bon canal de communication ? Votre message a-t-il pour but d’informer quelqu’un (ou seulement de l’inciter à agir) ? Il se pourrait que votre message n’ait d’autre effet que d’agacer les destinataires et devenir carrément contre-productif.

8. Pas de fantaisie dans les SMS, voice mails et sonneries ! Le ton de votre communication doit rester compatible avec l’image de l’entreprise. Votre supérieur hiérarchique, client ou collègue n'appréciera pas forcément les messages du type « tonB malade 7 nuit :-( », ou votre sonnerie de téléphone imitant le cri de Tarzan. Restez professionnel en toutes circonstances.

9. Soyez efficace lors d'une téléconférence ou visioconférence. Optez pour un programme de discussion clair et la présence d'un modérateur qui gère efficacement les débats.

10. Vous êtes la carte de visite de votre entreprise : l'homme ou la femme d'affaires se reconnaît à sa tenue, à sa façon de mener une discussion, à son téléphone portable ou à son ordinateur. Soyez donc discret au restaurant, ne parlez pas trop fort au téléphone ou, mieux encore, sortez quelques instants (un restaurant n'est pas une salle de réunion).