Om tegemoet te komen aan die nieuwe aspecten van het bedrijfsleven pakt informaticareus IBM uit met een originele “etiquette”-handleiding, uitgewerkt op basis van interne ervaringen.
Tien tips om het gebruik van gsm, internet en e-mail zo goed mogelijk te verzoenen met de regels van goed gedrag. Het behoud van een goede professionele samenwerking staat op het spel…

1. Drink regelmatig een kop koffie (of beter nog, thee!) in plaats van uw tijd te verliezen met de opmaak van e-mailberichten, te chatten of te telefoneren. Het is onmogelijk om een professionele relatie uit te bouwen langs elektronische weg; dat is enkel mogelijk met persoonlijk contact. Bespreek uw onderwerpen dus liever rond een kop koffie, a fortiori als de gedachtewisseling betrekking heeft op een gevoelig onderwerp, kritiek of vertrouwelijke informatie. Dat soort onderwerpen hoort niet thuis in e-mails. U zou de situatie zelfs kunnen verergeren.

2. Wees echt aandachtig! Dankzij mobiel internet kunt u overal en op elk moment online zijn, dus ook tijdens onderhandelingen, lunches met het team of zakelijke afspraken. Het is bijzonder onbeleefd om online te zijn wanneer andere mensen uw aandacht verdienen. Geef hen de prioriteit en stop uw iPhone of Blackberry weg.

3. Sommige mensen blijven ’s avonds thuis voortwerken, terwijl anderen een duidelijk onderscheid maken tussen hun werk op kantoor en hun privéleven thuis. Uw situatie mag niet bepalend zijn voor die van anderen. Begin steeds met uw situatie uit te leggen en vraag naar die van uw gesprekspartner.

4. Instant Messaging is een bijzonder efficiënt instrument om snel informatie uit te wisselen. Waak er echter over dat die nuttig, beknopt en nauwkeurig is. Vermijd grapjes en andere onderwerpen die tot uw privéleven behoren: voor elke chatsessie moet uw gesprekspartner zijn werk onderbreken.

5. Vermijd achtergrondlawaai: steeds meer mensen telefoneren vanuit de wagen of op straat. Zoek liever een rustige plaats of stel uw telefoontje uit tot een rustiger moment van de dag.

6. Schrift grift (zowel op FaceBook, e-mail, als tijdens een professionele chat): als u een individueel gesprek hebt met een collega via chat of een blog, vermijd dan al te familiair gedrag. Wat u bespreekt, blijft aanwezig in het systeem en kan gelezen worden door anderen (die na u komen).

7. Beperk het gebruik van CC: het is heel gemakkelijk om zo’n bericht naar de helft van de onderneming te sturen. Maar welk nut heeft dat voor al die mensen? Bent u er zeker van dat u het juiste communicatiekanaal gebruikt? Heeft uw bericht tot doel om iemand te informeren (of enkel om hem tot handelen aan te sporen)? Het is mogelijk dat uw bericht enkel tot effect heeft dat het de bestemmelingen ergert, zodat het ronduit contraproductief wordt.

8. Laat fantasietjes achterwege in sms’en, voicemails en beltonen! De toon van uw communicatie moet compatibel blijven met het imago van de onderneming. Uw hiërarchische overste, klant of collega zal berichten van het type “tonB malade 7 nuit :-(“ niet echt op prijs stellen, noch de schreeuw van Tarzan als beltoon. Blijf in alle omstandigheden professioneel.

9. Wees efficiënt tijdens een telefoonconferentie of videoconferentie. Kies voor een helder discussieprogramma en de aanwezigheid van een moderator, die de debatten efficiënt beheert.

10. U bent het visitekaartje van uw onderneming: zakenlui zijn herkenbaar aan hun voorkomen, de manier waarop ze een bespreking leiden, aan hun draagbare telefoon of aan hun computer. Wees dus discreet op restaurant, praat niet te luid aan de telefoon of, beter nog, ga even naar buiten (een restaurant is geen vergaderzaal).