« Il existe encore beaucoup d'opportunité d'avancer dans l'automatisation des RH, explique Tom Van Dijck, de chez SD Worx. Les sociétés sont conscientes de la nécessité d'outils de reporting. Mais, souvent, je constate que les données ne montent pas jusqu'au management.

Prenons l'exemple d'une stratégie visant à diminuer les taux d'abstention. Il faut d'abord mesurer où on en est aujourd'hui. Or, je constate que souvent le management n'a pas ces informations, alors que les RH l'ont, via le payroll. En gros, l'information arrive toujours trop tard. C'est sans doute un problème d'outils peu adaptés, mais aussi et surtout un problème de volonté. Le processus est considéré comme trop lourd, et n'est pas pris en compte au niveau stratégique. C'est aussi le cas du talent management. Les sociétés sont conscientes que pour attirer les talents, il faut faire quelque chose, d'autant que les candidats ont le luxe aujourd'hui de pouvoir choisir ce qui leur plaît. Au niveau informatique, cela se traduit par plus de flexibilité. Il faut élargir la lecture des CV. Il faut un outil qui puisse non seulement analyser les compétences du candidat, mais surtout son potentiel. Ce qui permet d'engager des gens pour des fonctions qui, sur papier, ne leur correspondent pas tout à fait. »
SD Worx a développé un outil en pensant à toutes ces contraintes, il s'agit de HR Webworx X-Tend, que la société propose à ses clients depuis 2 ans. Tous les processus RH sont pris en compte, en plus du payroll, et sont divisés comme suit: staffing (avec support de l'e-recrutement), performance (gestion des compétences), compensation & benefits (avec notamment la fiche de paie électronique) et development (l'évolution de carrière en général). Ce qui frappe avec cet outil, c'est sa conception modulaire, qui permet de piocher parmi les domaines RH que l'on souhaite automatiser. « Cet outil a également été développé pour supporter notre stratégie internationale, explique Tom Van Dijck. Elle est destinée aux sociétés moyennes, de 300 à 3000 collaborateurs, qui ont souvent une filiale à l'étranger. Il faut se rendre compte que l'économie locale ou nationale n'existe plus, le niveau international est de plus en plus important. On s'est rendu compte qu'il n'y avait pas de solution pour donner et intégrer les données provenant des sièges de pays différents. Les outils ERP traditionnels se concentrent surtout sur des sociétés beaucoup plus grandes. 60% de notre marché en Belgique étant actif au niveau international, nous avons voulu lui offrir un outil permettant de consolider ces données venant des succursales. Par exemple, nous avons constaté qu'il était difficile, pour une société active à l'étranger, d'avoir des données à jour au siège concernant par exemple le nombre d'employés à l'international. Dans de nombreux pays, le payroll est encore fait à la main ! SD Worx est la seule société à offrir une solution de ce genre, à apporter assez de souplesse pour permettre le déploiement organisé de la politique RH au siège en Belgique et dans les succursales à l'étranger. Pour l'instant, je pense que nous avons réussi notre pari, je n'ai encore jamais reçu de feed-back de clients qui considéraient que leurs besoins n'étaient pas couverts par notre solution. Or, pour l'instant, les besoins en reporting sont énormes. » L'outil a été développé sur base de l'environnement Microsoft Dynamics AX (anciennement appelé Axapta), qui permet une certaine souplesse, tout en reposant sur un standard solide. « Mais si le standard ne suffit pas, nous pouvons faire du sur-mesure » ajoute Tom Van Dijck.
Chez Acerta, on utilise également l'environnement Dynamics AX, et l'on vise aussi le midmarket, mais plutôt les entreprises de 500 employés, voire même plus petites. « Notre outil s'appelle e-Salsa, explique Peter De Wit, et assure un soutien RH complet, en plus de l'administration salariale. Différents modules sont disponibles comme le planning de la carrière, les avantages octroyés aux travailleurs, les moyens prêtés, les profils des postes et des compétences, les procédures de sélection, la gestion des prestations, les indices de gestion, les recyclages et les formations. Tout se fait online, de manière très transparente. On peut évoluer d'une gestion très légère vers quelque chose de beaucoup plus lourd. Dans le futur, il y aura sans doute encore d'autres possibilités, mais cela dépendra aussi de Microsoft et de ses releases. » Une affaire à suivre, donc.

Fiches de paie en ligne, ça roule

Il y a un an, quasiment jour pour jour, une mini-révolution dans le monde des ressources humaines voyait le jour : l'envoi des fiches de paie était autorisé par la loi belge. Quelques mois plus tard, Isabel et plusieurs secrétariats sociaux lançaient leur envoi via le service Zoomit, originellement cantonné à l'envoi de factures. Où en est-on aujourd'hui ?

Zoomit, application développée par Isabel, a vu le jour en juin 2006. Elle permettait au départ de consulter – et de payer – ses factures via un PC et un service d'Internet banking. Il s'agissait d'apporter au citoyen lambda la facilité de la facturation électronique, déjà d'usage dans le monde dans l'entreprise. L'idée d'utiliser également le service pour l'envoi des fiches de paie avait été conçue dès le départ, mais se heurtait à un écueil de taille : il fallait d'abord que la loi soit adaptée en ce sens… Ce qui a été fait un an plus tard. Les conditions étaient dès lors réunies pour que, fin octobre 2007, Isabel et une série de secrétariats sociaux annoncent la disponibilité du service pour tous les utilisateurs d'un service d'Internet banking compatible (la plupart des banques ont adhéré au projet, mais toutes n'avaient pas encore à l'époque terminé l'intégration du service. Certaines, comme ING, ne l'ont à ce stade pas encore complété, mais cela ne saurait tarder). Aujourd'hui, on peut estimer que le service est pleinement opérationnel.
Comment les secrétariats sociaux ont-ils choisi d'intégrer Zoomit ? « La plupart des secrétariats sociaux ont choisi d'outsourcer la gestion de Zoomit, explique Katrien Preud'homme, d'UnifiedPost. Et c'est là que nous entrons en jeu, grâce à notre expertise dans l'optimisation des flux de documents». UnifiedPost, créée en 2000, dispose en effet d'une plate-forme de communication ASP et propose des services visant à améliorer les flux de communication, tout en les simplifiant, qu'ils soient numériques ou physiques. UnifiedPost est partenaire d'Isabel et, parallèlement à une solution pour la gestion des factures, la société a développé une solution, totalement sécurisée, permettant aux secrétariats sociaux de délivrer les fiches de paie via Zoomit. Le premier à se jeter dans l'aventure a été Securex, rejoint ensuite par d'autres secrétariats sociaux : Attentia, HDP, ADMB et Easypay. « En théorie, nous pouvons donc envoyer leurs fiches de paie aux plus de 3.000.000 d'utilisateurs d'Internet banking en Belgique. » ajoute Katrien Preud'homme. Dans les faits, UnifiedPost a intégré Zoomit à sa plate-forme de communication et peut transmettre les fiches de paie à tous les utilisateurs d'un Internet banking compatible Zoomit. La société se charge de tout le processus, y compris l'assurance d'un niveau de sécurité élevé, avec un investissement minimum pour le client. UnifiedPost est un Document Service Provider (DSP) complet. La société ne se charge pas uniquement de l'envoi des documents, mais aussi de leur archivage. « Les archives Zoomit sont soumises à des contraintes sévères, notamment légales. Nous avons développé une solution pour conserver ces archives, de manière totalement sécurisées, pendant 18 mois. C'est ensuite à l'employeur de s'en charger.» Le système offre des avantages pratiques, économiques, juridiques, mais aussi écologiques, même si ce dernier critère ne semble pas primordial aux yeux des entreprises. « Cela prend tout son sens quand le système est appliqué aux intérimaires. Ils reçoivent en effet leur fiche de paie chaque semaine, ce qui entraîne un coût et une gestion importants lorsqu'on travaille avec des envois physiques. Sans parler du coût écologique des nombreuses impressions».
Le secrétariat social SD Worx, qui traite chaque mois 960.000 fiches de paie, indiquait fin 2007 que plus de 20.000 salariés recevaient déjà leur fiche de paie de manière électronique, via ses applications Self-Service. SD Worx estimait alors que le flux de documents généré « de manière traditionnelle » consommait quelque 45 millions de feuilles de papier par an.
Depuis lors, il a également lancé le service Zoomit à destination de ses affiliés. Il en assure lui-même la gestion.
SD Worx ne s'est donc pas contenté d'assurer la compatibilité avec Zoomit, il a aussi développé d'autres solutions de distribution de fiches de paie, qui lui sont propres et qui existaient déjà d'ailleurs avant qu'il ne se lance dans l'aventure Zoomit. « Zoomit est surtout intéressant pour le client qui n'a pas de solution RH automatisée SD Worx, explique Tom Van Dijck, Manager Sales Automation chez SDWorx. Mais  un des grands désavantages de Zoomit est que l'historique accessible au salarié n'est que de trois mois. Ce qui peut entraîner des problèmes, puisque, par exemple votre fiche vous est envoyée en début d'année, mais la déclaration d'impôts n'est remplie que 6 mois plus tard. Nous proposons donc aussi d'autres solutions, intégrées à nos systèmes, et qui n'ont pas de limitations. Et la facilité d'utilisation est identique, on peut consulter ses fiches de paie à domicile depuis Internet. » SDWorx n'est pas le seul secrétariat social à cumuler solution Zoomit et solution propre. « Nous travaillons avec Zoomit depuis le début de l'année, explique Peter De Wit, Segment Manager Corporate Marketing chez Acerta. Mais nous avons aussi développé, en parallèle, notre propre solution. Nous n'en sommes encore qu'au stade de pilotage, mais nous sommes satisfaits de notre travail. Notre outil est plus polyvalent que Zoomit, il propose plus de possibilités que celui-ci. C'est une solution indépendante pour l'instant, mais elle pourrait être intégrée à terme à nos autres outils. »
L'envoi des fiches de paie de manière électronique semble donc faire l'unanimité, même si différents outils cohabiteront dans le futur. Le succès de la formule repose évidemment en grande partie sur la sécurité, que tous les intervenants assurent évidemment prendre en compte avec zèle. Le sujet est pour le moins sensible, puisque l'on touche aux données privées du salarié. Et le salaire est une des données que les salariés ont certainement le moins envie de partager… « Il y a de plus en plus de demandes pour des outils comme Zoomit pour consulter des documents électroniquement. Les entreprises le demandent de plus en plus, la confiance s'accroît de jour en jour dans la dématérialisation » explique Katrien Preud'homme. « Le pas est difficile à franchir, il y a encore des craintes, mais les entreprises ne veulent pas revenir en arrière » renchérit-on chez SD Worx.