“Er zijn nog veel mogelijkheden om vooruitgang te boeken in HR-automatisering”, zegt Tom Van Dijck van SD Worx. “Ondernemingen zijn zich ervan bewust dat ze reportingtools nodig hebben. Maar al te vaak stel ik vast dat die gegevens niet tot het managementniveau doordringen. Stel bijvoorbeeld dat je een strategie wilt uitwerken om de afwezigheden te beperken. Dan moet je eerst weten waar je vandaag komt. Welnu, ik stel vast dat het management vaak niet over die informatie beschikt, terwijl de HR die via de payroll-data wel heeft. Het komt er dus op neer dat die info altijd te laat komt.

Enerzijds zijn de tools hier niet voldoende op voorzien, anderzijds is het ook en vooral een probleem van goede wil. Het proces wordt vaak als te zwaar beschouwd en wordt niet in de strategische plannen opgenomen. Talent management zit in hetzelfde schuitje. Ondernemingen zijn zich ervan bewust dat ze iets moeten doen om talent aan te trekken, vooral omdat de kandidaten vandaag in een luxepositie zitten: ze hebben de jobs maar uit te kiezen. In informaticatermen betekent dit dat we flexibeler moeten zijn. Je moet een cv anders, breder kunnen lezen. En daarvoor heb je een tool nodig die niet alleen de competenties van een kandidaat kan analyseren, maar vooral zijn potentieel. Zodat je mensen kan aanwerven voor functies waarvoor ze op papier helemaal niet geschikt lijken.”

SD Worx ontwikkelde een toepassing die rekening houdt met al deze beperkingen: HR Webworx X-Tend, die de organisatie al twee jaar aan haar klanten aanbiedt. Naast payroll komen ook de andere HR-processen aan bod: staffing (met e-recrutement ondersteuning), performance (competentiebeheer), compensation & benefits (met onder meer de elektronische loonfiche) en development (de globale loopbaanevolutie). Opvallend aan deze tool is de modulaire opbouw, die het mogelijk maakt om enkel voor die HR-domeinen te opteren die u wilt automatiseren. “De toepassing werd tegelijk ontwikkeld om onze internationale strategie te ondersteunen”, aldus nog Tom Van Dijck. “Ze is bestemd voor middelgrote ondernemingen, van 300 tot 3.000 medewerkers, die vaak ook een filiaal in het buitenland hebben. We moeten goed beseffen dat de lokale of nationale economie niet meer bestaat, vandaag neemt het internationale niveau de bovenhand. We begrepen al snel dat we een oplossing nodig hadden om de gegevens van vestigingen uit diverse landen te verwerken. Traditionele ERP-tools richten hun pijlen immers vooral op de veel grotere ondernemingen. Maar omdat 60% van onze Belgische klanten ook op internationaal niveau actief is, wilden we hen een oplossing aanbieden die de gegevens van die filialen eveneens kon consolideren. We stelden bijvoorbeeld vast dat het voor een bedrijf dat in het buitenland actief is, heel moeilijk is om in de hoofdzetel altijd over de meest actuele gegevens te beschikken met betrekking tot het aantal werknemers in het buitenland. In veel landen gebeurt de payroll immers nog manueel! SD Worx is het enige bedrijf dat dit type oplossing aanbiedt, die voldoende soepel is om het HR-beleid in België en in de buitenlandse filialen op een gestructureerde manier te organiseren. Ik denk dat wij tot nog toe in ons opzet geslaagd zijn, want ik kreeg nog nooit feedback van klanten die oordeelden dat hun functionele noden niet door onze oplossing werden afgedekt. Als je dan weet dat de reportingbehoeften vandaag gigantisch zijn…” De oplossing werd ontwikkeld op basis van het Microsoft Dynamics AX-platform (het voormalige Axapta), dat een zekere soepelheid biedt terwijl het toch op een solide standaard berust. “Maar als die standaard niet voldoende is, kunnen we ook maatwerk leveren”, voegt Tom Van Dijck nog toe.

Ook bij Acerta wordt Dynamics AX gebruikt, en ook daar wordt op de midmarket gemikt, “maar het is niet zozeer de grootte van de onderneming die onze doelgroep bepaalt, maar veeleer de doelstelling van het bedrijf dat telt”, verklaart Peter De Wit. Ons tool heet e-Salsa en zorgt bovenop de loonadministratie voor een complete HR-ondersteuning. We bieden diverse modules aan, zoals de loopbaanplanning, voordelen die aan werknemers worden toegekend, huurwaarborgen, competentieprofielen en –posten, herscholingen en opleidingen. Alles gebeurt online en op een zeer transparante manier. We kunnen van een heel licht beheer naar een veel zwaardere omgeving evolueren. In de toekomst zullen ongetwijfeld nog andere mogelijkheden opduiken, gezien de samenwerking tussen Microsoft en RealDolmen.” Kortom, dit is een domein dat zeker nog een vervolg zal krijgen...

Online loonfiches: booming business

Zowat dag op dag een jaar geleden maakte het wereldje van de human resources een minirevolutie door: op dat ogenblik keurde de Belgische overheid immers de elektronische verzending van loonfiches goed. Enkele maanden later startten Isabel en diverse sociale secretariaten hun verzendingen via Zoomit, een dienst die oorspronkelijk bedoeld was om facturen te versturen. Waar staan we vandaag?

Zoomit, dat door Isabel werd ontwikkeld, zag het daglicht in juni 2006. In een eerste fase konden facturen geraadpleegd en betaald worden met behulp van een pc en een Internet bankingdienst. Daarmee kon de gewone burger ook gebruik maken van elektronische facturatie, zoals die in bedrijven al langer in gebruik was. Het idee om diezelfde dienst ook te gebruiken om loonfiches te verzenden, bestond al langer, maar liep tegen een struikelblok van formaat op: eerst moest de wetgeving nog worden aangepast… Wat pas een jaar later gebeurde. Met als gevolg dat eind oktober 2007 alle voorwaarden wel vervuld waren en Isabel en een aantal sociale secretariaten de beschikbaarheid van deze dienst aankondigden voor alle gebruikers met een compatibele Internet bankingdienst (de meeste banken werkten mee aan het project, maar sommigen hadden de nieuwe dienst nog niet in hun aanbod opgenomen. Bij ING is dat trouwens vandaag nog altijd niet het geval, maar lang zou het niet meer duren). Besluit: vandaag kunnen we stellen dat deze dienst volledig operationeel is.

Hoe zijn de sociale secretariaten ertoe gekomen om voor Zoomit te opteren? “De meeste sociale secretariaten besloten om het beheer van Zoomit uit te besteden”, verklaart Katrien Preud’homme, Marketing Manager van UnifiedPost. “Vandaar onze betrokkenheid. Wij hebben al lang ervaring om documentstromen te optimaliseren.” UnifiedPost, dat in 2000 werd opgericht, beschikt inderdaad over een ASP-communicatieplatform en biedt diensten aan om de communicatiestromen – zowel digitaal als fysiek – te verbeteren, veelal door ze te vereenvoudigen. UnifiedPost is een partner van Isabel en ontwikkelde niet alleen een oplossing om de facturen te beheren, maar tegelijk ook een totaal beveiligde toepassing waarmee sociale secretariaten hun loonfiches via Zoomit kunnen afleveren. Securex was het eerste sociaal secretariaat dat zich in het avontuur stortte, maar werd al snel gevolgd door Attentia, HDP, ADMB en Easypay. “In theorie kunnen we hun loonfiches dus doorsturen naar meer dan 3.000.000 Internet bankinggebruikers in België”, gaat Katrien Preud’homme verder. UnifiedPost heeft Zoomit dus in zijn communicatieplatform geïntegreerd en kan de loonfiches naar alle Zoomit-compatibele Internet bankinggebruikers verzenden. Het bedrijf beheert het volledige proces en garandeert een hoog beveiligingsniveau met een minimale investering voor de klant. UnifiedPost is een allround Document Service Provider (DSP). Wat betekent dat de documenten niet alleen verstuurd worden, maar tegelijk ook legaal gearchiveerd worden. “De Zoomit-archieven worden aan zeer strenge, vooral wettelijke, eisen onderworpen. We hebben een oplossing ontwikkeld om die archieven op een volledig beveiligde manier gedurende 18 maanden te bewaren. Daarna kan de werkgever elektronische archivering ter beschikking van de werknemers zetten dankzij het Unified Post systeem.” Het systeem biedt een aantal praktische, economische, juridische en zelfs ecologische voordelen, ook al lijkt dit laatste criterium niet tot de voornaamste prioriteiten van de bedrijven te behoren. “Dit systeem wordt pas echt zinvol voor interim-werknemers. Zij ontvangen hun loonfiche immers iedere week, wat veel kosten en een omvangrijk beheer meebrengt om die fiches fysiek te versturen. En dan hebben we het nog niet over de milieukost van al dat drukwerk.”

Het sociaal secretariaat SD Worx, dat maandelijks 960.000 loonfiches behandelt, liet eind 2007 weten dat al meer dan 20.000 loontrekkers hun loonfiche elektronisch ontvingen via haar Selfservicetoepassingen. SD Worx schatte dat de documentenstroom die op de “traditionele manier” werd aangemaakt, toen nog zowat 45 miljoen pagina’s papier per jaar verbruikte.

Sindsdien werd ook de Zoomit-service aan de leden aangeboden. SD Worx zorgt zelf voor het beheer ervan.

Voor SD Worx was het dus niet voldoende om de compatibiliteit met Zoomit te waarborgen, het heeft ook andere oplossingen voor de distributie van loonfiches ontwikkeld. Eigen toepassingen die al bestonden voor het bedrijf met Zoomit in zee ging. “Zoomit is vooral interessant voor de klant die niet over een geautomatiseerde SD Worx HR-oplossing beschikt”, zegt Tom Van Dijck, Manager Sales Automation bij SD Worx. “Maar Zoomit heeft een belangrijk nadeel: de loontrekkende kan zijn historiek slechts drie maanden volgen. En dat kan voor problemen zorgen. Een voorbeeld: uw loonfiche wordt in het begin van het jaar gestuurd, maar de belastingaangifte wordt pas 6 maanden later ingevuld. Daarom bieden wij ook andere oplossingen aan die in onze systemen geïntegreerd zijn en geen beperkingen hebben. En die op dezelfde eenvoudige manier te gebruiken zijn, de loonfiches kunnen thuis via Internet worden geraadpleegd.” SD Worx is niet het enige sociaal secretariaat dat Zoomit met de eigen oplossing combineert. “Wij werken sinds begin dit jaar met Zoomit”, zegt Peter De Wit, Segment Manager Marketing bij Acerta. “Maar ook wij hebben tegelijkertijd onze eigen oplossing ontwikkeld. Voorlopig zitten we nog in een pilootfase, maar we zijn tevreden over het geleverde werk. Onze tool is ook veelzijdiger en biedt meer mogelijkheden dan Zoomit. Op dit ogenblik is het nog een volledig op zichzelf staande oplossing, maar op termijn kan ze vrij eenvoudig in onze andere toepassingen worden geïntegreerd.”

Iedereen lijkt het dus unaniem eens over de mogelijkheden van de elektronische verzending van loonfiches, ook al zal dat in de toekomst via diverse tools verlopen. Uiteraard is het succes in grote mate afhankelijk van de veiligheid ervan, maar alle betrokkenen nemen deze uitdaging zeer ernstig op. Het gaat immers om een heel gevoelig onderwerp, de privégegevens van de loontrekkende. En dat salaris is informatie die loontrekkenden liever niet aan de grote klok hangen… “Er is steeds meer vraag om tools als Zoomit, waarmee documenten elektronisch kunnen worden geraadpleegd. Ondernemingen vragen hier meer en meer naar, ook al omdat het vertrouwen in deze materie met de dag toeneemt”, verklaart Katrien Preud’homme. “Het is een moeilijke stap en er zijn nog twijfels, maar bedrijven willen toch geen stap terug zetten”, doet men er bij SD Worx nog een schepje bovenop.