Chargée de la gestion des eaux usées dans la capitale, la Société Bruxelloise de Gestion de l’Eau (S.B.G.E.) emploie quelque soixante personnes réparties sur plusieurs sites. 
A l’heure de la révolution numérique, l’entreprise a choisi de ranger ses bonnes vieilles pratiques de gestion du temps au placard et d’adopter de nouveaux outils modernes aptes à répondre aux nouveaux défis qui s’imposent aux responsables des ressources humaines. 
« Les procédures d’encodage des plannings et autres requêtes du personnel devenaient fastidieuses et particulièrement chronophages pour le département RH », explique Fenela Detrain, Payroll & HR Officer à la SBGE.

Après avoir effectué un appel d’offre public auprès de plusieurs entreprises informatiques, la direction de la SBGE retient la solution prime Time de l’éditeur informatique anversois GET, spécialisé dans le développement et l’intégration de solutions de contrôle d’accès, ainsi que la gestion du temps de travail.
« Nous avons choisi leur solution, car elle répondait le mieux au cahier des charges et prérequis exigés par le département des ressources humaines », assure Fenela Detrain. 

Yves Lahaut, Sales Executive chez GET, présente la solution implémentée chez son client. « L’outil permet aux employés de gérer très facilement les heures de travail au moyen d’un lecteur de badge, du self-service ou via prime Time mobile. De cette manière, le département RH et les chefs d’équipe ont en permanence une vue sur les présences, les absences, les congés, heures supplémentaires, changements d'équipe et autres compte-rendu utiles à tout département de ressources humaines ». 

Grâce à cette décentralisation des tâches administratives, le service du personnel est désormais en mesure de se concentrer sur ses tâches principales, et peut ainsi améliorer la qualité de ses services aux employés.

« Comme le logiciel est orienté Web, il permet à tout un chacun d’y accéder rapidement sans exigences d’installation ». 
En outre, poursuit Yves Lahaut, « les nombreuses possibilités d’intégration avec des systèmes externes évitent également la double saisie des données ». 
prime Time permet ainsi une intégration avec des outils RH de gestion de paie et de personnel comme MPO ou Presta Web de groupe S. 
« L’intérêt pour une solution moderne hébergée dans le cloud est venu d’un constat et d’une réflexion globale dont la finalité était de nous doter d’un outil plus simple à utiliser, moins coûteux en termes d’investissement informatique, et surtout de nous faire gagner du temps en évitant des encodages fastidieux », résume Fenela Detrain.

Un système qui apporte flexibilité, transparence et apaisement chez les employés

L’arrivée de la solution prime Time au sein de la SBGE a permis d’apaiser tout le monde étant donné que le système apporte une transparence complète de la gestion du temps pour tous les employés. « Tout le monde est désormais traité de la même manière sans exception, avec toutes les garanties offertes par la technologie numérique », se félicite Fenela Detrain.
Au quotidien, les requêtes simples des employés peuvent être approuvées par les responsables depuis n’importe quel appareil. 
« Les demandes sont consolidées sous forme de tableaux de bord et visibles en clin d’œil », approuve Fenela Detrain. Difficile de faire plus simple.
« Le gain de temps est tout simplement impressionnant : auparavant, l’encodage des plannings et des approbations des demandes nécessitait l’équivalent d’une semaine de travail, alors qu’aujourd’hui toutes ces opérations (demandes de changement d’horaire, de congés, calculs des indemnités vélo, rappels de garde, etc) s’effectuent automatiquement par les employés », se réjouit la spécialiste RH. 

La fonction de planification des tâches assistée de prime Time fait également partie de ces fonctionnalités innovantes et totalement disruptives pour une organisation n’ayant jamais eu recours à un tel outil. De fait, en cas d’absence d’un membre de personnel, la fonctionnalité permet son remplacement (à compétences équivalentes) de manière quasi-automatique et transparente sans passer nécessairement par le département des ressources humaines. « Le système se charge de vérifier et de sélectionner les profils disponibles dans le planning pour remplacer le cas échéant une personne malade ou dans l’incapacité d’assurer sa tâche à un moment donnée », atteste Fenela Detrain. 

Une application riche en fonctionnalités et infiniment personnalisable

La version mobile de prime Time regorge de petites fonctionnalités pratiques qui simplifient encore d’un cran les procédures quotidiennes du personnel. Comme par exemple cette petite option qui permet de photographier n’importe quel type de document (certificat médical, attestions, demande de formation, etc) avec un smartphone ou une tablette, afin de l’annexer à une demande en cours adressée au responsable d’équipe ou au département des ressources humaines.
Ou encore cette autre fonction de pointage sur site accessible depuis le smartphone avec fonction de géolocalisation. 
« Autant de services très pratiques pour les agents de maintenance sur site et autres travailleurs nomades dont le bureau se confond aujourd’hui avec leur smartphone », résume Yves Lahaut chez GET.

L’autre grand atout de l’application prime Time concerne la possibilité de tirer des rapports à la demande, « chose que nous ne pouvions pas faire avant. Cette fonctionnalité nous permet de traiter les données plus rapidement et surtout plus facilement. Les données étant toujours mises à jour en temps réel », souligne Fenela Detrain. 
Bien entendu, l’application prime Time offre de nombreuses possibilités de personnalisation, selon les demandes des entreprises, notamment en matière de logo ou de charte graphique. Par ailleurs, de nouvelles options font régulièrement leur apparition au gré des mises à jour et des demandes de la part des utilisateurs dans un monde du (télé)travail en rapide transition. « Il est également envisageable de répondre à d’autres types de demandes sur-mesure, puisque nous développons notre application en interne », confirme l’expert chez GET. 
On peut ainsi imaginer, par exemple, l’intégration de fonctions de réservation de place de parking. « Dans tous les cas, le client se retrouve rarement bloqué par les possibilités offertes par prime Time », assure Yves Lahaut.

Réserver un espace de travail à distance

Avec la généralisation du télétravail, les entreprises ont besoin d'un système efficace pour réserver les espaces de travail de leurs employés. Chose à laquelle prime Time peut répondre grâce à un gestionnaire capable de créer des aperçus visuels des espaces de bureau disponibles pour chaque site. « Les collaborateurs voient ainsi pour chaque partie de la journée le nombre de postes disponibles et peuvent immédiatement en réserver un. Ils peuvent le faire avec l'appli prime Mobile ainsi qu'avec l'application web. Les demandes se font de la même façon que les demandes de congé. Elles sont enregistrées immédiatement ou après approbation d'un supérieur », explique la société GET.

Cerise sur le gâteau, la solution prime Time n’a rien d’inabordable en termes de coût. Que du contraire. De l’aveux de Fenela Detrain, « le jeu en valait assurément la chandelle en termes de ROI, puisque le prix de la location de l’infrastructure hébergée dans le cloud inclut le programme d’entretien et se négocie en fonction du nombre de postes utilisateurs. Cela nous permet ainsi d’adapter nos coûts en fonction du nombre de personnes à couvrir ».