De Bruxelloise Maatschappij voor Waterbeheer (B.M.W.B), die verantwoordelijk is voor het afvalwaterbeheer in de hoofdstad, heeft een zestigtal mensen in dienst, verspreid over verschillende vestigingen. 
In het tijdperk van de digitale revolutie heeft het bedrijf ervoor gekozen zijn goede oude tijdbeheerpraktijken achter zich te laten en nieuwe, moderne instrumenten te gebruiken om de nieuwe uitdagingen aan te gaan waarmee personeelsmanagers worden geconfronteerd. 
"De procedures voor het invoeren van roosters en andere personeelsaanvragen werden vervelend en vooral tijdrovend voor de HR-afdeling," legt Fenela Detrain, Payroll & HR Officer bij SBGE, uit.

Na een openbare aanbesteding van verschillende IT-bedrijven koos de directie van SBGE voor de Prime Time-oplossing van het Antwerpse IT-bedrijf GET, dat gespecialiseerd is in de ontwikkeling en integratie van oplossingen voor toegangscontrole en beheer van werktijden.
"We hebben voor hun oplossing gekozen omdat die het best voldeed aan de specificaties en eisen van de personeelsafdeling," zegt Fenela Detrain. 

Yves Lahaut, Sales Executive bij GET, presenteert de oplossing die bij zijn klant is geïmplementeerd. "Met de tool kunnen werknemers hun werktijden heel gemakkelijk beheren via een badgelezer, selfservice of via prime time mobile. Op die manier hebben de HR-afdeling en de teamleiders altijd zicht op aanwezigheid, afwezigheden, verlof, overuren, ploegwissels en andere rapporten die nuttig zijn voor elke HR-afdeling. 

Dankzij deze decentralisatie van administratieve taken kan de personeelsdienst zich nu concentreren op zijn kerntaken en zo de kwaliteit van zijn dienstverlening aan de werknemers verbeteren.

"Aangezien de software webgebaseerd is, kan iedereen er snel toegang toe krijgen zonder installatievereisten. 
Bovendien, zo vervolgt Yves Lahaut, "vermijden de talrijke mogelijkheden tot integratie met externe systemen ook dubbele gegevensinvoer. 
prime Time kan geïntegreerd worden met HR tools voor loon- en personeelsbeheer, zoals MPO of Presta Web van Groupe S. 
"De belangstelling voor een moderne, in de cloud gehoste oplossing kwam voort uit een observatie en een globale reflectie, met als doel ons een instrument te verschaffen dat gemakkelijker te gebruiken is, minder kost in termen van IT-investering, en ons bovenal tijd bespaart door het vermijden van vervelende coderingen", vat Fenela Detrain samen.

Een systeem dat flexibiliteit, transparantie en gemoedsrust brengt voor de werknemers

De komst van de prime time-oplossing bij SBGE heeft iedereen tot rust gebracht, want het systeem zorgt voor een volledig transparant tijdsbeheer voor alle medewerkers. "Iedereen wordt nu zonder uitzondering gelijk behandeld, met alle garanties die de digitale technologie biedt," zegt Fenela Detrain.
In de dagelijkse praktijk kunnen eenvoudige verzoeken van werknemers door managers worden goedgekeurd vanaf elk apparaat. 
"De aanvragen worden geconsolideerd in de vorm van dashboards en zijn in één oogopslag zichtbaar," zegt Fenela Detrain. Het kan niet makkelijker.
"De tijdsbesparing is indrukwekkend: vroeger duurde het een week om roosters in te voeren en aanvragen goed te keuren, terwijl nu al deze handelingen (aanvragen voor roosterwijzigingen, verlof, berekening van fietsvergoedingen, herinneringen voor aanwezigheidsdiensten, enz. 

De ondersteunde taakplanningsfunctie van Prime Time is ook een van de vernieuwende en totaal ontwrichtende functies voor een organisatie die nog nooit een dergelijk instrument heeft gebruikt. Als een personeelslid afwezig is, kan hij of zij dankzij de functionaliteit bijna automatisch en op transparante wijze worden vervangen (met gelijkwaardige vaardigheden), zonder dat daarvoor de personeelsafdeling moet worden geraadpleegd. "Het systeem zorgt voor het controleren en selecteren van de profielen die in de planning beschikbaar zijn om een persoon te vervangen die op een bepaald moment ziek is of niet in staat is zijn of haar taken uit te voeren", zegt Fenela Detrain. 

Een functierijke en oneindig aanpasbare toepassing

De mobiele versie van prime time zit vol met handige kleine functies die de dagelijkse procedures van het personeel nog makkelijker maken. Bijvoorbeeld een kleine optie waarmee u elk type document (medisch attest, getuigschriften, opleidingsverzoek, enz.) kunt fotograferen met een smartphone of tablet, om het bij te voegen bij een actueel verzoek gericht aan de teammanager of de personeelsdienst.
Of deze andere functie van inchecken ter plaatse die toegankelijk is vanaf de smartphone met een geolocatiefunctie. 
"Dit zijn allemaal zeer praktische diensten voor on-site onderhoudswerkers en andere mobiele werknemers wiens kantoor tegenwoordig hetzelfde is als hun smartphone", vat Yves Lahaut van GET samen.

Het andere grote voordeel van de prime time-applicatie is de mogelijkheid om op verzoek rapporten op te stellen, "iets wat we vroeger niet konden doen. Deze functie stelt ons in staat gegevens sneller en vooral gemakkelijker te verwerken. De gegevens worden altijd in real time bijgewerkt," zegt Fenela Detrain. 
Uiteraard biedt de prime time-applicatie vele mogelijkheden voor aanpassing, afhankelijk van de eisen van de bedrijven, met name op het gebied van logo of grafisch charter. Bovendien worden regelmatig nieuwe opties toegevoegd naarmate updates worden doorgevoerd en gebruikers daarom vragen in een snel veranderende (tele)werkwereld. "Het is ook mogelijk in te gaan op andere soorten verzoeken op maat, aangezien wij onze toepassing intern ontwikkelen," bevestigt de GET-expert. 
Zo is het bijvoorbeeld mogelijk functies voor het reserveren van parkeerplaatsen te integreren. "In ieder geval wordt de klant zelden geblokkeerd door de mogelijkheden die Prime Time biedt," zegt Yves Lahaut.

Een externe werkruimte reserveren

Met de verspreiding van telewerken hebben bedrijven behoefte aan een efficiënt systeem om werkruimten te reserveren voor hun werknemers. Dit is waar prime Time om de hoek komt kijken met een manager die visuele overzichten kan maken van beschikbare kantoorruimte voor elke locatie. "Werknemers kunnen voor elk dagdeel zien hoeveel werkplekken er beschikbaar zijn en kunnen er meteen een reserveren. Zij kunnen dit zowel met de prime Mobile app als met de web app doen. Aanvragen worden op dezelfde manier gedaan als verlofaanvragen. Zij worden onmiddellijk geregistreerd of na goedkeuring door een meerdere", legt GET uit.

De kers op de taart is dat de prime time-oplossing niet onbetaalbaar is in termen van kosten. Integendeel. Volgens Fenela Detrain "was het zeker de moeite waard in termen van ROI, aangezien de prijs voor het huren van de in de cloud gehoste infrastructuur inclusief het onderhoudsprogramma is en wordt onderhandeld op basis van het aantal gebruikersstations. Zo kunnen we onze kosten afstemmen op het aantal mensen dat we moeten dekken.