Le spécialiste belge de la gestion de distribution de documents, The Acto Group, a dévoilé son nouveau service d’envois recommandés électroniques. Entièrement élaboré au sein de l’entreprise, il entend répondre à l’assimilation récente de documents électroniques aux documents papier dans le cadre juridique des « services de confiance ».

En effet, depuis l’approbation du « Digital Act » du gouvernement belge l’année dernière, les documents électroniques ont juridiquement la même valeur que leurs équivalents papier ou physiques.

Comment la solution fonctionne concrètement ?

Le système d’envoi recommandé électronique part du principe que l’expéditeur connaît le destinataire, c’est-à-dire qu’il connaît son adresse électronique, le numéro de son portable et son adresse postale.

L’expéditeur expédie l’envoi recommandé à The Acte Group par le biais d’une connexion sécurisée SFTP. Concrètement, l’expéditeur envoie la lettre recommandée en format PDF. Les clients peuvent fournir de plusieurs façons les métadonnées nécessaires au lancement du processus de traitement.

Le destinataire reçoit ensuite, pour acceptation, un courriel de The Acto Group avec l’envoi recommandé électronique.

Si le destinataire l’accepte, l’expéditeur reçoit le document numérique signé en retour en même temps que le journal de données complété, muni de la signature électronique.

Si le destinataire omet de réagir ou d’accepter l’envoi, diverses options sont possibles. L’une d’elles est que The Acto Group imprime le document et envoie le document papier par recommandé par La Poste.

L’expéditeur est en tout temps informé de la manière dont se déroule le processus.

Le prestataire de service prévoit un rapport détaillé de toutes les actions et données introduites relatives au document. La signature numérique et l’estampillage de l’heure se fait par GlobalSign. Ajoutons à cela que l’identification du destinataire se fait en deux étapes, à savoir par son adresse électronique et par le numéro de son portable.

Un système aux nombreux atouts

Krista Rampelberg, CEO de l’entreprise Pyramid Document Solutions, énumère les trois atouts majeurs du nouveau système d’envoi recommandé électronique : « Tout d’abord, le service offre au client la possibilité d’envoyer également des lettres recommandées sur papier s’il le souhaite. En outre, il repose sur un environnement sécurisé pour le traitement des envois recommandés grâce à une double identification du destinataire, par son adresse électronique et par le numéro de son portable, ainsi qu’un système de signature électronique qui garantit l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité. Enfin, nous avons mis tout en œuvre pour assurer un service convivial, tant à l’égard de l’expéditeur que du destinataire ».

En plus de ces trois atouts majeurs, le système permet à l’expéditeur d’être assuré que ses documents seront expédiés rapidement, sans nécessité de déplacement personnellement.

En sus, dès l’acceptation de l’envoi, l’identité de l’expéditeur s’affiche, avec son logo et ses coordonnées. La lettre recommandée peut donc parfaitement reprendre la charte graphique de l’entreprise.

Last but not least, l'entreprise rappelle que les envois recommandés électroniques coûtent moins chers que leur équivalent papier.