De Belgische specialist in het beheer van document distribution, The Acto Group, heeft zijn nieuwe dienst voor elektronische aangetekende zendingen onthuld.  Deze dienst, die volledig in-house uitgewerkt werd, wil een antwoord bieden op de recente assimilatie van elektronische documenten aan papieren documenten, in het juridische kader van de "trusted services". Sinds de goedkeuring van de "Digital Act" van de Belgische regering verleden jaar hebben elektronische documenten immers juridisch dezelfde waarde als hun papieren of fysieke equivalenten.

Hoe werkt het systeem concreet?
Het systeem voor een elektronische aangetekende zending gaat uit van het principe dat de afzender de bestemmeling kent, dat wil zeggen, hij kent zijn elektronisch adres, het nummer van zijn mobiel toestel en zijn postadres.

De afzender verstuurt de aangetekende zending naar The Acto Group via een beveiligde SFTP-verbinding. Concreet verstuurt de afzender de aangetekende brief in het PDF-formaat. De klanten kunnen de metadata die benodigd zijn voor de lancering van het verwerkingsproces op verschillende manieren aanleveren.

De bestemmeling ontvangt vervolgens een mail van The Acto Group met de elektronische aangetekende zending, ter acceptatie. Indien de bestemmeling die aanvaardt, dan ontvangt de afzender het digitaal getekende document terug, tegelijkertijd met een datalog, voorzien van de elektronische handtekening.

Indien de bestemmeling nalaat om op de zending te reageren of die te accepteren, dan zijn er verschillende mogelijkheden. Een daarvan is dat The Acto Group het document afdrukt en het papieren document aangetekend met De Post verstuurt.

De afzender wordt op elk moment op de hoogte gouden van de manier waarop de procedure verloopt. De dienstverlener voorziet een gedetailleerd rapport met alle acties en ingevoerde data met betrekking tot het document. De digitale handtekening en de uurstempel worden door GlobalSign gedaan. Voeg daarbij nog dat de identificatie van de bestemmeling in twee etappes geschiedt, te weten via zijn elektronisch adres en via het nummer van zijn mobiel toestel.

Een systeem met tal van voordelen
Krista Rampelberg, CEO van het bedrijf Pyramid Document Solutions, somt de drie grote voordelen op van het nieuwe systeem voor elektronische aangetekende zendingen: "Om te beginnen biedt de dienst de klant de mogelijkheid om ook aangetekende brieven op papier te verzenden als hij dat wil. Bovendien berust het systeem op een beveiligde omgeving voor de verwerking van aangetekende zendingen, dankzij een dubbele identificatie van de bestemmeling - door zijn elektronisch adres en door zijn mobiel nummer - alsook op een elektronisch handtekeningsysteem dat de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid waarborgt. En tot slot hebben wij alles in het werk gesteld om een gebruiksvriendelijke dienst te verzekeren, zowel voor de afzender als de bestemmeling".

Buiten deze drie grote voordelen zorgt het systeem er ook voor dat de afzender ervan verzekerd is dat zijn documenten snel verstuurd zullen worden, zonder dat hij zich persoonlijk moet verplaatsen. Bovendien zal, na de aanvaarding van de zending, de identiteit van de afzender weergegeven worden, met zijn logo en contactgegevens. De aangetekende zending kan dus perfect de huisstijl van het bedrijf bevatten. En last but not least, het bedrijf herinnert eraan dat de elektronische aangetekende zendingen goedkoper zijn dan hun papieren equivalent.