Fenestrae s’est spécialisée dans les solutions permettant de rationnaliser la gestion des documents papier. Fenestrae a installé son quartier général à La Haye et dispose de filiales aux États-Unis, en Allemagne, en Espagne et à Hong Kong. Son application vedette est Udocx, proposée dans le Cloud.

Udocx transforme des documents papier en fichiers numérisés et indexés pour les stocker ensuite dans SharePoint, Office 365, Dropbox et autres applications d`entreprise. Fenestrae revendique une mise en œuvre de l’application en 5 minutes avec les scanners et photocopieurs existants.

«Nous proposons cette solution dans le nuage depuis deux ans pour répondre à un double défi des entreprises, explique Fabien van ‘t Woudt, product manager Udocx : le besoin d’agilité et le frein que représente la gestion des documents papier ». Fabien van ‘t Woudt met aussi l’accent sur les risques du papier en termes de confidentialité, de conformité à la politique interne, de coûts de stockage et de temps de recherche. Avec la solution Udocx, Fenestrae propose un système par abonnement. « Cette approche offre la prévisibilité du prix, l’évolutivité de l’abonnement, et cela, quel que soit le nombre de documents à numériser ».

Solution indépendante du hardware et du software

L’application Smart scanning de Fenestrae s’intègre avec les scanners (MFP) et les applications d’entreprise existantes. « L’utilisateur doit simplement pousser sur un bouton pour lancer la procédure de numérisation, de reconnaissance de caractères et de stockage d’un document selon les critères de sécurité et de conformité déterminés par l’entreprise. Ce paramétrage peut se faire avec l’aide de l’un de nos partenaires, mais il ne doit investir, ni dans le hardware, ni dans le software. Quel que soit la (ou les) marque(s) des scanners, la plate-forme est totalement transparente. Le fonctionnement ne dépend ni de l’application, ni du matériel utilisé ».

Fenestrae se défend de voir dans les constructeurs de copieurs des concurrents : « Plutôt des partenaires. Notre solution est agnostique par rapport au matériel. Ricoh, par exemple, va livrer nos propres solutions par son canal ». Aux yeux de Fenestrae, certains constructeurs disposent bien de leur propre solution, mais elles ne sont pas dans le Cloud et restent liées à la marque. « Or, le client qui veut du Cloud ne veut plus installer des logiciels ou des serveurs ».

Réduire les coûts de moitié

Fenestrae cible tous les types d’entreprise. « Les PME utilisent le Cloud plus volontiers, mais l’informatique ‘nuagique’ s’impose aussi dans le corporate basé sur des solutions sharepoint centralisées dans des environnements multilocalisés ».

Selon Fabien van ’t Woudt, Udocx permet de réduire les coûts de manière considérable. « 80% des coûts sont consacrés à l’entretien et au support. La solution Cloud Udocx réduit ces coûts de 50 à 60%, mais aussi le temps perdu en vaines recherches de documents égarés ou mal classés. Ces économies peuvent être considérables… Une faiblesse des entreprises est de n’avoir en général aucune idée de l’argent qu’elles perdent dans la gestion des documents papier ».

La télécopie demeure un marché actif

Le deuxième produit phare de Fenestrae est Faxination Server, une solution fax sécurisée qui permet aux entreprises de consolider leur trafic de télécopie dans leur centre de données. Comprenant l’ intégration automatique avec les systèmes de messagerie, les applications d`entreprise et les imprimantes multifonctions. Le but, ici est d’éliminer les télécopieurs et le traitement manuel des télécopies.

Pour Fabien van ‘t Woudt, le marché de la télécopie est bien vivant. « Il est moins visible pour le consommateur, mais, pour des raisons légales, le fax continue à jouer un rôle majeur. Nous en sommes à la 3ème génération de serveurs fax intégrés avec VOIP et applications exchange. Le fax traditionnel disparaît en faveur des MFP qui peuvent d’ailleurs établir des liens avec les Udocx. Fenestrae développe par ailleurs une solution Fax dans le Cloud : « C’est encore un proof of concept de Faxination testé aux Pays-Bas ».

Mode de distribution

Fenestrae commercialise ses produits selon plusieurs canaux : en direct sur son magasin en ligne, via un canal d’OEM (constructeurs de copieurs) et grâce à un canal de partenaires, notamment des spécialistes de l’implémentation Sharepoint. C’est dans cette troisième voie que Fenestrae veut développer ses activités. Aucun conflit ne serait à craindre, assure Fabien van ‘t Woudt : « Le modèle financier et différent et les partenaires sont indispensables pour toucher les clients sur base locale ».

En Belgique, les Fenestrae Faxination Partners sont Nextel, Simac Belgium, Dimension Data et Real Dolmen. Le distributeur est Arpy-IT. A l’heure actuelle, aucune certification n’est requise : « La formation est simple, une heure de training suffit ». Un Partner Program est pourtant en développement. « Mais avant tout, explique Fabien van ‘t Woudt, le candidat revendeur doit avoir l’esprit ouvert aux implémentations Cloud. « Le but est d’approcher avec Udocx les entreprises qui utilisent déjà des solutions Cloud comme Google Drive ou Sharepoint ».

Fenestrae organise des webinars mensuels et des journées portes ouvertes pour ses partenaires et leurs clients et participe également aux événements des constructeurs de copieurs (Ricoh, Sharp…).