Les réglementations européennes de rétention prescrivent des durées de conservation variables selon le type d’information -de quelques mois à 20 ans-  mais s’y ajoutent des particularisme nationaux constamment révisées.

Conserver certains documents trop longtemps peut constituer une infraction à la loi sur la confidentialité et la protection des données mais les détruire trop rapidement peut aussi constituer une entorse à la loi. Résultat:  35 % des entreprises européennes de taille moyenne choisissent de conserver l’intégralité de leurs documents papier et électroniques, par simple précaution. Avec des pointes à 45 % dans certains secteurs.

La conservation des mails laissée à l’appréciation du personnel

Paradoxalement, la plupart des entreprises ne gardent en revanche aucune trace de leurs communications numériques de type e-mails, messages texte et publications sur réseaux sociaux. Dans 55 % des cas, les entreprises laissent la sauvegarde et la suppression des e-mails à l’appréciation de leurs salariés; une approche d’autant plus risquée, remarque Marc Delhaie, que les poursuites judiciaires utilisant les e-mails comme principaux éléments de preuve se multiplient. La situation est encore pire avec les SMS, qui sont parfois supprimés des téléphones professionnels lorsque les salariés quittent l’entreprise.

Des informations utiles lors de litiges avec les clients

Quant aux réseaux sociaux, ils sont les grands absents des plans de rétention des entreprises. Elles seraient moins de 15 % à conserver des enregistrements des publications sur réseaux sociaux externes, selon l’étude d’AIIM. Pourtant, 1/3 des entreprises qui conservent une trace des publications sur réseaux sociaux auraient déjà tiré profit de ces enregistrements, permettant à 27 % d’entre elles de résoudre des litiges avec des clients et à 17 % de régler des conflits internes.

Selon l’AIIM, 1/3 des entreprises n’ont toujours pas désigné de responsable de la gouvernance des messages instantanés, communications mobiles et contenus de réseaux sociaux externes. Et cela alors que les litiges se multiplient. Pour le Président-Directeur Général d’Iron Mountain,  les entreprises doivent être éclairées sur leur responsabilité dans le contrôle de (toutes) leurs informations.  C’est aussi le rôle du revendeur.