De europese dataretentie richtlijn legt weliswaar variabele, afhankelijk van het type data/informatie - van enkele maanden tot 20 jaar - bewaartermijnen op, maar deze worden constant bijgestuurd door nationale specificaties. Het te lang bijhouden van sommige documenten kan beschouwd worden als een inbreuk op de privacy wetgeving net zoals het te snel vernietigen ervan. Het Resultaat ? Om geen risico te lopen, bewaart 35% van de europese KMO`s al zijn papieren en electronische gegevens. In sommige sectoren loopt dit percentage zelfs op tot 45%.

Het bewaren van emails wordt overgelaten aan de goodwill van het personeel.

Paradoxaal genoeg bewaart het merendeel van de bedrijven echter niets van hun electronische communicatie zoals e-mails, SMS en social media verkeer. In 55% van de gevallen, laten de bedrijven het bewaren/vernietigen van emails zelfs over aan het goeddunken van hun personeel. Dit is een aanpak die niet zonder risico is, merkt Marc Delhaie op. Aangezien e-mail verkeer steeds vaker als primair bewijsmiddel in juridische kwesties wordt gebruikt. Met SMS is het nog slechter gesteld, gezien de werknemer deze verwijdert van zijn bedrijfstelefoon bij het verlaten van de onderneming.

Nuttige informatie in geval van geschillen met klanten.

De grote afwezige, in de retention policy van de ondernemingen, zijn echter de sociale netwerken. Volgens een studie van AIIM bewaart minder dan 15% het verkeer op externe sociale netwerken. Nochtans profiteerden reeds 1/3 van de ondernemingen van het feit dat dat ze deze gegevens bijhielden. 27% onder hun was in staat om de geschillen met klanten op te lossen en 17% lostte interne conflicten op.

Volgens AIIM hebben 1/3 van de ondernemingen nog steeds geen verantwoordelijke aangeduid voor instant messaging, mobiele communicatie en social network conversations. En dit terwijl het aantal geschillen in stijgende lijn is. Voor de CEO van Iron Mountain moeten de ondernemingen gewezen worden op hun verantwoordelijkheid om (al) hun informatie te controleren. Een rol die ook weggelegd is voor de reseller.