BDO Accountants fait partie du réseau international BDO, une organisation spécialisée dans le domaine de l’audit, de la comptabilité, des conseils juridiques et fiscaux, de la gestion financière des entreprises et de la gestion par intérim. La société dénombre plus de 500 collaborateurs en Belgique dont quelque 150 personnes rattachées à l’axe Accounting & Reporting. Cette équipe assure le suivi quotidien de quelque 2.000 dossiers client et utilise pour ce faire les logiciels de comptabilité et les outils de génération de rapports hébergés d’ASPEX. Aujourd’hui, BDO Accountants franchit un pas supplémentaire et opte résolument pour une solution destinée à optimiser le traitement quotidien des extraits de compte électroniques, ou fichiers CODA.

“Le nombre de fichiers CODA à traiter chaque mois par client et par numéro de compte atteint facilement les 15 unités. Sur base annuelle, on en arrive donc aisément à quelques centaines de milliers de fichiers. Il s’agit là d’un processus très gourmand en temps dans la mesure où les clients nous soumettent souvent des fichiers incomplets, voire oublient de nous les fournir. Bien souvent, l’envoi s’effectue via simple mail, ce qui n’est pas la manière la plus sécurisée de procéder. Nous étions dès lors à la recherche d’une solution qui nous permette de réceptionner les fichiers CODA de manière automatique et sécurisée, et de les associer au bon dossier, sans devoir importuner le client”, explique Chantal Smits, associée chez BDO Accountants.

BDO Accountants a choisi une application sur mesure proposée par le prestataire de services ASPEX. “En concertation étroite avec le client, nous avons développé une application qui puisse réceptionner automatiquement une grande quantité de fichiers CODA, les transférer et les associer au dossier client adéquat. Ce dernier processus s’effectue sur base de divers paramètres, notamment celui du numéro d’entreprise”, déclare Petro Aerts, business unit manager chez ASPEX.

Le système recherche de lui-même les nouveaux fichiers, quel que soit le système ou la banque du client. Pour ce faire, il se connecte à l’Isabel Corporate Synchroniser, le “chaînon manquant” qui fait le lien vers l’ensemble des banques.

“Nos collaborateurs peuvent désormais se consacrer à d’autres choses qu’à la collecte de fichiers CODA. Lorsqu’ils arrivent au bureau, le matin, tout est prêt à être traité et analysé. Cela doit nous permettre d’embrayer encore plus rapidement et de manière plus proactive sur les demandes et besoins des clients”, souligne Chantal Smits.

L’environnement BDO dédié, ou “cloud privé”, est hébergé dans l’un des infocentres belges d’ASPEX. Ce qui constitue une condition essentielle pour BDO.

“La sécurité est évidemment primordiale dans notre secteur. Il est dès lors essentiel que notre infrastructure, nos données et même notre processus de restauration après désastre demeurent en Belgique. ASPEX constitue, pour nous, un partenaire très accessible et souple qui nous accompagne dans nos réflexions... et notre croissance. Il s’agit en effet pour nous de rechercher sans cesse les solutions qui contribuent à simplifier toujours davantage nos activités. A brève échéance, nous allons par exemple concrétiser le principe du “bureau allégé” afin d’arriver éventuellement un jour au véritable “bureau sans papier”, conclut Chantal Smits.