BDO Accountants maakt deel uit van het internationale BDO netwerk, een organisatie gespecialiseerd in audit, accountancy, fiscaal en juridisch advies, corporate finance en interim management. Het bedrijf telt in België meer dan 500 medewerkers waarvan een 150-tal specifiek voor de business line Accounting & Reporting. Zij zorgen dagelijks voor een kwalitatieve opvolging van een 2.000 klantendossiers en gebruiken daarvoor de door ASPEX gehoste boekhoudsoftware en rapportagetools. Vandaag gaat BDO Accountants nog een stap verder en kiest het resoluut voor een oplossing die de dagelijkse verwerking van elektronische rekeningafschriften of CODA-bestanden moet optimaliseren.

“Per klant en per rekeningnummer heb je maandelijks al snel een 15-tal CODA’s te verwerken. Op jaarbasis betekent dit dus gemakkelijk enkele honderdduizenden bestanden. Een tijdrovend proces aangezien klanten het vaak ook onvolledig doorsturen of zelfs vergeten aan te leveren. Het wordt daarnaast geregeld in een gewone mail gezet, niet meteen de meest veilige manier. We zochten dan ook naar een oplossing om op een veilige en automatische manier de CODA’s te ontvangen en aan het juiste dossier te linken, zonder daarvoor de klant te hoeven lastigvallen.”, vertelt Chantal Smits, Partner bij BDO Accountants.

BDO Accountants kiest voor een applicatie op maat van dienstverlener ASPEX. Petro Aerts, business unit manager ASPEX: “In onderling overleg hebben we een toepassing ontwikkeld die een grote hoeveelheid CODA-bestanden automatisch kan ontvangen, doorsturen en linken aan het juiste klantendossier. Dat laatste gebeurt op basis van verschillende parameters waaronder het ondernemingsnummer.”

Het systeem zoekt ook zelf naar nieuwe bestanden, ongeacht welk systeem of welke bank de klant heeft. Om dat te realiseren, maakt het een verbinding met Isabel Corporate Synchroniser, de missing link met alle banken.

“Vandaag kunnen onze medewerkers zich met andere zaken bezig houden dan het verzamelen van CODA’s. Bij hun aankomst op kantoor ‘s ochtends staat alles gewoon klaar om verwerkt en geanalyseerd te worden. Dit moet ons in staat stellen om nog sneller en proactiever in te spelen op de vragen en noden van de klanten”, verklaart Chantal Smits.

De dedicated BDO-omgeving of private cloud bevindt zich in één van de Belgische datacenters van ASPEX. Voor BDO een belangrijke voorwaarde.

“Veiligheid primeert natuurlijk in onze sector. Het is dan ook essentieel dat onze infrastructuur, onze data en zelfs onze disaster recovery in België blijven. ASPEX is voor ons een zeer bereikbare en flexibele partner die met ons meedenkt ... en meegroeit. Voor ons blijft het immers continu zoeken naar oplossingen om onze manier van werken verder te vergemakkelijken. Zo realiseren we op korte termijn het principe van een “less paper werkplek” om misschien ooit te komen tot het volwaardige paperless kantoor”, besluit Chantal Smits.