Muni d'un scanner capable de numériser des documents A4 recto-verso jusqu'à 2000 pages par jour ainsi que d’un PC tactile 24", la solution IMW-20 permet de distribuer le courrier entrant en toute sécurité via une simple application web. Dès leur numérisation, les documents sont transformés en PDF et transférés vers des boites de réception virtuelles. La distribution du courrier entrant devient instantanée, diminuant le délai de réponse et le tri manuel de chaque envoi. Pour encore plus de rapidité, le logiciel est capable d’identifier le destinataire par lecture d’un code datamatrix numérisé au préalable. Automatiquement, tous les documents lui sont transférés sans aucune autre intervention manuelle.

En définissant au préalable les différents utilisateurs, l’IMW-20 simplifie et accélère la gestion des workflows. En fonction du type de document (facture, bon de commande, note de frais, demande de congé…), les PDF sont envoyés aux bons destinataires et suivent un processus de validation entre les départements jusqu’au paiement final par le service comptabilité lorsqu’il s’agit d’une facture. A chaque étape, les utilisateurs peuvent annoter un document, le transférer ou le valider via une signature et un tampon électronique. En cas de désaccord, les personnes responsables sont averties via leur boite de réception virtuelle.

Grâce à la reconnaissance automatique par OCR (Optical Character Recognition), les documents numérisés sont transformés du format image au format texte pour faciliter la recherche. L’IMW-20 libère ainsi de l’espace physique nécessaire à l’archivage et permet de réaliser de sérieuses économies sur les coûts de stockage.

De taille compacte et facile à utiliser, l’IMW-20 est l’outil indispensable pour tout entreprise qui souhaite diminuer le temps de traitement du courrier, améliorer leurs workflows et réaliser des économies sur le traitement et le stockage des documents.