Het IMW-20-systeem is voorzien van een scanner die tot 2000 dubbelzijdige A4-documenten per dag kan digitaliseren en een 24" touchscreencomputer. Op die manier is het mogelijk om de inkomende post in alle veiligheid en via een eenvoudige webapplicatie te verdelen. Na de digitalisering worden de documenten omgezet naar PDF`s en verzonden naar virtuele postvakken. De verdeling van de inkomende post gebeurt onmiddellijk, waardoor de antwoordtermijn en de manuele sortering van iedere verzending wordt verminderd. Voor nog meer snelheid is de software in staat om de ontvanger te identificeren door het lezen van een vooraf gedigitaliseerde barcode. Alle documenten worden er automatisch en zonder manuele tussenkomst naar verzonden.

Door vooraf de verschillende gebruikers te identificeren, vereenvoudigt en versnelt de IMW-20 het beheer van de workflows. Afhankelijk van het type document (factuur, bestelbon, onkostennota, verlofaanvraag ...) worden de PDF`s naar de juiste medewerkers verstuurd. Facturen volgen een valideringsprocedure tussen de verschillende afdelingen tot aan de uiteindelijke betaling door de boekhouding. In elke fase kunnen de gebruikers een document annoteren, doorsturen of goedkeuren met een handtekening en een elektronische stempel. In geval van betwisting worden de verantwoordelijken gewaarschuwd via hun virtuele mailbox.

Dankzij de automatische herkenning via OCR (Optical Character Recognition) worden de gedigitaliseerde documenten van beeldformaat naar tekstformaat omgezet om het zoeken te vergemakkelijken. De IMW-20 maakt zo fysieke ruimte vrij die nodig is voor de archivering en maakt het mogelijk om aanzienlijk te besparen op opslagkosten.

De IMW-20 is met zijn compacte omvang en gebruiksgemak een onmisbaar hulpmiddel voor bedrijven die de postverwerkingstijd willen verminderen, hun workflows willen verbeteren en willen besparen op de behandeling van documenten.