D'un point de vue juridique, vous êtes responsable de la bonne conservation de toutes sortes d'informations – des factures aux notes de livraison à la correspondance papier et électronique, en passant par l'administration relative à la TVA et aux salaires. Bref, vous envisagez un investissement important pour la conservation numérique, la gestion et la sécurisation de l'information. Il s'agit en outre d'un job de spécialistes, pas toujours en ligne avec vos objectifs professionnels. S'agit-il d'une raison suffisante pour externaliser à un partenaire de l'hébergement l'e-mail, le trafic par fax et la sauvegarde des données ?

Un élément ne peut toutefois pas être externalisé : la responsabilité de bonne conservation de vos données. Si vous choisissez un partenaire outre-mer douteux pour l'hébergement, qui disparaît soudainement d'Internet ou qui perd vos données lors d'un crash de serveur, vous restez civilement responsable face à vos clients et à l'administration. En fonction du SLA, vous pouvez peut-être prétendre à une indemnisation auprès de l'entreprise d'hébergement. Mais cette somme couvre rarement la perte effective des données.

Peut-être vaut-il mieux tout faire vous-même ? Votre propre serveur de messagerie, une gestion des fax centralisée ou non, le site web, les back-ups., etc. Pour faire cela vous-même de manière fiable, il vous en coûtera facilement quelques milliers d'euros et de solides connaissances en la matière. C'est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises choisissent d'improviser et d'investir un minimum d'argent. Même dans un tel scénario, les coûts sont souvent considérables, alors que vos données d'entreprise ne sont pas le moins du monde en sécurité.

C'est pour cela que la gestion propre ne constitue bien souvent pas le meilleur choix, surtout s'il s'agit de votre propre site web, d'e-commerce, etc. Gérer son propre serveur n'est pas une mince affaire pendant les heures de bureau, mais mieux vaut que cela ne vous empêche pas de dormir la nuit. Opter pour une entreprise d'hébergement qui offre un monitoring 24 heures sur 24 et une assistance technique est probablement la meilleure garantie (et la plus abordable) pour la disponibilité et la confidentialité de vos données.

Vous souhaitez quand même vous en charger personnellement ? Soyez honnête avec vous-même en ce qui concerne vos compétences et l'investissement réellement consenti…