Sharp vient de lancer une nouvelle solution de gestion d’impression dans le cloud (Synappx Cloud Print) conçue pour que les PME puissent imprimer de manière plus durable et plus sûre. Marco van Vliet, Product Manager Office Solutions chez Sharp, présente les principales caractéristiques du service et ses atouts pour les PME.
« Synappx Cloud Print est comparable aux solutions d’impression Follow-Me traditionnelles », explique le spécialiste. « Elle fonctionne essentiellement de la même manière : les utilisateurs peuvent imprimer depuis n’importe quel site du réseau de l’entreprise et la tâche d’impression n’est lancée que lorsque l’utilisateur se connecte à l’imprimante via une carte d’accès ou un code PIN, ou en scannant un code QR ». 

Il y a donc moins de risques que des informations confidentielles soient laissées sans surveillance sur l’imprimante. « La fonctionnalité Follow-Me permet à un utilisateur de lancer la tâche d’impression sur n’importe quelle imprimante. S’il y a plusieurs imprimantes dans l’entreprise, l’impression peut facilement être récupérée sur l’imprimante la plus proche de l’utilisateur à ce moment-là. Il n’est donc pas nécessaire de choisir à l’avance une imprimante spécifique ».

Synappx Cloud Print se distingue des solutions Follow-Me traditionnelles par le fait que l’application est entièrement basée sur le cloud et qu’elle est dotée de fonctions de sécurité supplémentaires telles que la connexion avec une carte d’accès, un code PIN ou un code QR, une authentification à deux facteurs, etc. 
En outre, toute connexion à Synappx Cloud Print nécessite une authentification avec l’Entra ID (anciennement Azure Active Directory) de l’utilisateur. La solution a une conception Zero Trust pour garantir la confidentialité. 
Toutes les connexions entre l’ordinateur, l’imprimante et l’application Synappx Cloud Print sont protégées via TLS 1.3, et toutes les données conservées ou envoyées sont entièrement cryptées.

Une solution dotée de 7 atouts 

1.Sécurité renforcée

Les utilisateurs doivent se connecter à l’imprimante pour lancer une tâche d’impression. Cela évite que des informations confidentielles soient laissées sans surveillance sur le bac de sortie. De plus, l’utilisateur ne peut lancer que des tâches d’impression personnelles ; les impressions d’autres personnes ne sont pas visibles.

2.Réduction des coûts

Les PME ont un abonnement par copieur/imprimante, ce qui leur permet de ne payer que pour le nombre d’appareils réellement utilisés et donc de gérer facilement leurs coûts. Les dépenses liées à la gestion d’un serveur d’impression sont en outre réduites à zéro, puisque ce dernier devient superflu.

3.Flexibilité et évolutivité

L’abonnement flexible permet d’ajuster facilement le service selon les besoins. Les entreprises peuvent ainsi tenir compte de l’évolution de leurs activités et gardent les coûts sous contrôle, en toute transparence.

4. Promouvoir la durabilité

Synappx Cloud Print encourage les comportements durables, notamment via l’impression standard en recto-verso et en noir et blanc, qui permet de réduire la consommation de papier, le gaspillage et l’impact sur l’environnement. Les tâches d’impression peuvent être modifiées ou supprimées via l’écran de l’imprimante en cas d’erreur. Les utilisateurs sont également incités à imprimer de manière durable, entre autres via l’affichage de notifications à l’écran concernant le nombre de pages économisées, et/ou via la mise en avant du paramètre le plus respectueux de l’environnement.

5. Une expérience utilisateur optimisée

Avec cette solution, les utilisateurs peuvent facilement envoyer des tâches d’impression à partir de n’importe quel appareil et vers n’importe quelle imprimante du réseau de l’entreprise. En utilisant votre carte d’accès, votre code PIN ou en scannant un code QR, vous vous connectez à n’importe quelle imprimante du réseau de l’entreprise pour récupérer vos tâches d’impression. Vous sélectionnez ensuite un ou plusieurs documents personnels que vous souhaitez imprimer à ce moment-là. Il n’est plus nécessaire de chercher la bonne imprimante dans le réseau. Non seulement vous évitez beaucoup de tracas, mais vous gagnez aussi en productivité.

6. Aucun hardware externe n’est nécessaire

Synappx Cloud Print tourne sur le cloud, ce qui signifie que les PME ne doivent plus acheter ni gérer un serveur d’impression ou d’autres équipements externes, qui sont souvent indispensables dans les environnements d’impression traditionnels pour activer certaines fonctions d’impression (telles que l’impression sécurisée ou la fonctionnalité Follow-Me).

7. Contrôle de la sécurité et de l’utilisation

Grâce à un portail de gestion clair, les administrateurs informatiques ont une vue d’ensemble des données META des tâches d’impression au sein de l’organisation. Ils peuvent ainsi, où qu’ils se trouvent, gérer les utilisateurs et les imprimantes, surveiller les impressions, consulter plusieurs rapports standard, définir des paramètres par défaut pour les utilisateurs et déterminer les paramètres de sécurité pour l’environnement d’impression. Une politique d’impression peut dès lors être facilement ajustée, avec une bonne visibilité sur les coûts d’utilisation.