Acht op tien Belgische bedrijven is van plan om individuele werknemers dit jaar loonopslag te geven. Dat blijkt uit recente mediaberichtgeving. Het leeuwendeel van deze bedrijven gebruikt nog steeds spreadsheets voor deze bonus- en meritcyclus. Het verdelen van bonussen en het toekennen van loonopslag is een tijdrovend en foutgevoelig proces.

‘Het hr-departement maakt de spreadsheets met de budgetten op voor de afdelingshoofden’, zegt Koen Denies, oprichter van Teal Partners, dat Youbo ontwikkelde. ‘Wanneer die laatsten hun bevindingen hebben ingevuld en teruggestuurd, voegt hr de documenten opnieuw samen. Dat loopt zelden van een leien dakje. Budgetten worden overschreden. Formules raken verminkt. Deadlines worden gemist. Onze onlinetool vervangt het ouderwetse proces in spreadsheets en lost al die problemen tegelijk op.’

In lijn met GDPR-wetgeving

Hr, directie en managers werken in onlinetool Youbo op een en hetzelfde platform. Elke gebruiker ziet de informatie die voor hem is bestemd. Er ontstaan geen versies van documenten. Budgetten blijven onder controle. Hr volgt de verdeling van de budgetten realtime op, zodat reminders tijdig de deur uitgaan.

Het proces is gebruiksvriendelijk en managers kunnen vlotter hun teams beoordelen. Overleg tussen de afdelingen lukt vlot in het platform. De informatie is beter beveiligd dan wanneer het beloningsproces verloopt via Excel. De tool komt tegemoet aan de vereisten van de GDPR- wetgeving.

Van 2 maanden naar 3 weken

De grootste winst zit in de efficiëntere manier van werken. SD Worx slaagde er met Youbo in om de loonsverhogingen voor 7000 medewerkers te realiseren in 3 weken in plaats van 2 maanden. Pieter- Jan Boden van SD Worx: ‘Belonen is nu het positieve proces dat het altijd al had moeten zijn.’

Ook voor de medewerker biedt de tool voordelen. Dankzij Youbo ontvangt elke medewerker bij het afsluiten van de cyclus een officieel document dat hem inzicht geeft in de aanpassingen van zijn verloningspakket. ‘Het maakt complexe materie inzichtelijk, zonder dat hr extra inspanningen moet

doen’, zegt Isabelle De Vil, business developer van Youbo. ‘De tool automatiseert het opstellen van de employee statement op basis van de ingevoerde data.’

Europese regels rond loontransparantie

Minstens zo belangrijk is dat Youbo bedrijven helpt om zich in regel te stellen met de nakende Europese wetgeving omtrent loontransparantie. Die kadert binnen de brede ESG-richtlijn, kort voor Environmental, Social & Governance. Die wetgeving verplicht de bedrijven om transparant te zijn op het vlak van milieubeleid, maatschappelijke betrokkenheid en corporate governance. Voor beursgenoteerde bedrijven en bedrijven van openbaar gaat dit volgend jaar in. Een jaar later volgen andere grote bedrijven, en kmo’s nog een jaar later.

Ruth Boelens, business developer van Youbo, licht toe: ‘Youbo laat je toe om in een handomdraai rapporten over bonussen en salarisverhogingen te trekken. Zijn er managers die meer dan gemiddeld bonussen toekennen? Hoe is de verhouding tussen de genders, of tussen leeftijdscategorieën? Krijgen mensen gelijk loon voor gelijk werk? Zijn de verhogingen logisch gemotiveerd? Youbo toont dat helder en foutloos aan. Op die manier ben je als bedrijf voorbereid op de toekomstige regelgeving.’