Een studie uitgevoerd door software-uitgever Unit4 schetst de belangrijkste trends in de adoptie van Shared Services door bedrijven in de publieke sector en zakelijke dienstverlening.

De onderzoeken tonen aan dat Shared Services al wijdverspreid zijn, zowel bij professionele dienstverleners als bij overheidsinstanties. 
De invoering van Shared Services verlaagt niet alleen de kosten, maar verbetert ook de operationele prestaties, besluitvorming en wendbaarheid om de veerkracht van de organisatie te vergroten.
 
Meer specifiek geeft de helft van de commerciële dienstverleners aan projectmanagement, klantenservice en verkoop en marketing te hebben gecentraliseerd, wat aantoont dat gedeelde diensten effectief kunnen zijn bij het stroomlijnen van belangrijke klantgerichte bedrijfsprocessen. 

Een vijfde van de dienstverlenende bedrijven zegt dat ze zich de komende drie jaar zullen richten op het harmoniseren van belangrijke project-, contract- en resourcebeheerprocessen. Dit is om beter te kunnen inspelen op de impact van telewerken.
Bijna een kwart (24%) van de bedrijven zegt de komende drie jaar de financiële planning en analyse te gaan centraliseren. 
De voordelen van de Shared Services-aanpak beperken zich niet tot het verlagen van de kosten, maar maken het ook mogelijk om flexibeler te reageren op kansen met behulp van realtime informatie.
 
"Professionele dienstverleners passen zich snel aan en begrijpen dat Shared Services kunnen helpen veerkracht op te bouwen bij onzekerheid in de markt, wat essentieel is als ze concurrerend willen blijven", legt Mike Ettling, CEO van Unit4, uit. 
"Tijdens de pandemie experimenteerden dienstverlenende bedrijven met wereldwijde sourcingmodellen en voor ambitieuze bedrijven in het middensegment van de markt kan dit een manier zijn om zich te onderscheiden. Maar om te slagen moeten interne en externe bedrijfsprocessen worden gestroomlijnd en geharmoniseerd. Het Shared Services-model is daarom een effectievere manier om de juiste basis te leggen voor wereldwijde sourcingstrategieën.
 
Ondertussen lopen Belgische professionele dienstverleners (37%) voor op het wereldwijde gemiddelde en zijn ze van plan om hun financiële en boekhoudkundige functies in de komende drie jaar te verplaatsen naar een Shared Services model, tegenover 25% in Scandinavië. 
De DACH-regio (Duitsland-Oostenrijk-Zwitserland) toont duidelijk de voordelen van de overstap naar een Shared Services-model, aangezien 77% van de professionele dienstverleners hun projectmanagementteams al hebben overgezet op deze manier van werken en beter presteren dan hun collega's als het gaat om het op tijd opleveren van projecten. 

Het gebruik van Shared Services is ook sterk gestegen (van 0% in 2021 naar 33% in 2023) volgens het onderzoek State of the Digital Nation. Voor degenen die Shared Services al gebruiken, is de toename van de CO2-voetafdruk 'een van de top drie veranderingen die organisaties in de publieke sector in de afgelopen 24 maanden hebben meegemaakt'.
 
"Er is een dringende behoefte om het Shared Services model in de publieke sector te bekijken, niet alleen vanwege budgettaire beperkingen, maar omdat wordt erkend dat dienstverleners moeten samenwerken om diensten effectief aan burgers te leveren," zegt Mike Ettling, CEO van Unit4. 
"Shared Services ondergaan een verschuiving in perceptie van gezien worden als een middel om kosten te verlagen naar een strategische manier om de fundamentele problemen van verouderde systemen, data compatibiliteit en het leveren van real-time analyses op te lossen. Het model heeft de potentie om ambitieuze transformatiedoelen te bereiken die gericht zijn op de publieke sector in de 21e eeuw."
 
Uit het onderzoek bleek dat de impact van legacysystemen op innovatie het grootst is in de Benelux, waar 39% van de respondenten het als een 'prioritaire' uitdaging ziet. 
Ter vergelijking: in de Verenigde Staten is dit 38% en in Frankrijk 35%. Gegevensoverdracht en compatibiliteit tussen legacysystemen is vaak een probleem, dat innovatie en datagestuurde besluitvorming in de weg staat.