De nieuwe oplossing Scan TCO die door het bedrijf Office Depot voorgesteld werd, laat u toe om de uitdagingen te identificeren die het aankoopproces stelt. De tool geeft advies op maat, zodat alle aspecten van het proces perfect op elkaar afgestemd zijn: van bestelprocedure tot levering en facturatie.

"De scan maakt deel uit van het Innovatief Aankoop-model; hij richt zich tot bedrijven die bereid zijn om hun huidige procedures te overlopen en die eventueel te reorganiseren. Wij stellen vast dat de bedrijven soms jarenlang dezelfde leverancier behouden omdat zij geen zin hebben om een aanbesteding uit te schrijven. Velen realiseren zich niet hoeveel geld zijn kunnen besparen eens de scan uitgevoerd is", zo legt Ruben van `t Loo uit, Sales Manager New Business & New Core bij Office Depot.

Na een scan kan het bijvoorbeeld raadzaam zijn om het aantal leveranciers te consolideren, om het bedrijf toe te laten op de kosten te besparen voor het voorraadbeheer, werkuren en opslag.

Volgens een enquête die Office Depot uitvoerde gaat 45% van de kopers nog regelmatig naar de supermarkt om eten en drinken te kopen. Zij bestellen pennen en blocnotes bij hun leverancier van kantoorartikelen en kopen reinigingsproducten bij de groothandel. Eén enkele leverancier hebben, met een eenvoudig te gebruiken bestelapplicatie en levering tot in de kast, dat betekent één enkel contract, één enkele factuur en een enorme efficiencywinst bij de bevoorradingslogistiek.

Een TCO analyse die bij een grote Nederlandse zorgverzekeraar uitgevoerd werd, bracht aan het licht dat de medewerkers van het bedrijf elk jaar onder andere voor bijna 215.000 euro kantoorartikelen bestelden, verspreid over meer dan 1.800 bestellingen.  De procedure voor bestelling, distributie en facturatie genereerde een 120.000 euro aan indirecte kosten, dat wil zeggen meer dan de helft van de kost van de producten zelf. De scan heeft geleid tot een oplossing op maat waarmee de verzekeraar de indirecte processen met 50% zal kunnen verminderen.

Sinds 2017 maakt Office Depot deel uit van de Aurelius Group. Het realiseerde een omzetcijfer van ongeveer 2 miljard euro en telt een 6.000 medewerkers. Het bedrijf levert diensten aan consumenten en bedrijven in 14 landen en berust op een wereldwijd netwerken van vestigingen, joint ventures, franchises, bedrijven onder licentie en alliantiepartners.