Juridisch ben je zelf verantwoordelijk voor het goed bewaren van allerlei informatie – van facturen en leveringsnota’s, over BTW- en loonadministratie tot briefwisseling in papieren én elektronische vorm. Je kijkt kortom aan tegen een stevige investering voor het digitaal bewaren, beheren en beveiligen van informatie. Zoiets is bovendien specialistenwerk, en ligt niet altijd in lijn met uw strategische doelstellingen. Reden genoeg om e-mail, faxverkeer en gegevensopslag uit te besteden aan een hosting-partner?

Wat je niet kunt uitbesteden is de verantwoordelijkheid om je gegevens goed te bewaren. Wanneer je dus een dubieuze overzeese hostingpartner kiest, die plots van het internet verdwijnt of bij een servercrash je gegevens verliest, dan blijf je nog steeds aanspreekbaar voor je klanten en voor de overheid. Afhankelijk van het service level agreement kun je misschien aanspraak maken op een schadevergoeding bij de hostingfirma. Maar die dekt zelden het werkelijk geleden verlies.

Kun je dan toch maar beter alles zelf doen? Een eigen e-mailserver, al of niet centraal geregeld faxbeheer, de website, de back-ups... Om dit op een betrouwbare manier zelf te doen, heb je al gauw enkele duizenden euro en een goeie vakkennis nodig. Velen kiezen daarom voor improviseren en minimaal investeren. Ook in zo’n scenario zijn de kosten vaak nog aanzienlijk, terwijl je bedrijfgegevens allerminst veilig zijn.

Eigen beheer is daarom vaak niet de betere keuze, zeker niet als het gaat om een eigen website, e-commerce... Eigen serverbeheer is tijdens de kantooruren al een zware klus, maar ’s nachts wil je hier echt niet van wakker liggen. De keuze voor een hosting-firma met 24 uur monitoring en technische bijstand is waarschijnlijk de best betaalbare garantie voor de beschikbaarheid en vertrouwelijkheid van je gegevens.