Volgens Patrick Xhonneux, Strategy and Marketing Director bij SAS Institute, betekent de term Business Intelligence in ruime zin “ieder gebruik van meetinstrumenten om te beslissen, te beheren, de prestaties te optimaliseren en de efficiëntie te verhogen”. Bepaalde aspecten van BI zijn, nog steeds volgens P. Xhonneux, dan weer gemakkelijk te gebruiken. Met name alle systemen waarmee a posteriori een beeld kan worden gevormd over de prestaties uit het verleden. Dit deel van BI is vandaag al tamelijk verzadigd. Maar het toepassen van BI op problemen in de markt met een voorspellende en meer analytische dimensie, waarmee ook nog eens de bedrijfsprocessen kunnen worden verbeterd, heeft nog een mooie toekomst voor zich.

Van extractie tot exploitatie

Maar voor we zover zijn, moeten nog heel wat obstakels worden overwonnen. BI behelst immers een heel complex proces. Om te beginnen is een ETL-proces nodig (extract, transform and load). Met andere woorden: binnen het bedrijf moeten gegevens verzameld worden uit diverse en aparte systemen. Dit kunnen intern ontwikkelde toepassingen zijn, of ERP-pakketten, CRM-oplossingen, enz. Vervolgens ondergaan de gegevens een behandeling om hun voorstellingsformaat uniform te maken en om ze in een datawarehouse te integreren (tegenwoordig spreekt men ook over een BI-platform, wat dan vaak deel uitmaakt van een groter geheel van de SOA – service-oriented architecture). Pas dan zijn deze data bruikbaar voor BI-toepassingen. Na hun behandeling worden de gegevens verdeeld naar de gebruikers, die ze zullen hanteren om bijvoorbeeld vragenlijsten op te stellen of rapporten te publiceren. Uiteraard is het bovenstaande slechts de theoretische uitleg. In de praktijk duiken op ieder niveau obstakels op.

Een eerste omvangrijk probleem vormt de integratie van uiteenlopende gegevensbronnen, die al heel lang binnen de infrastructuur van een bedrijf bestaan. Volgens een zeer recente studie van Aexis, de Belgische Business Intelligence specialist, is dit niet onopgemerkt gebleven bij onze bedrijven. Aexis ondervroeg de Belgische Top 500-ondernemingen (met een omzet van meer dan honderd miljoen). 120 onder hen leverden ook een antwoord in. Een overweldigende meerderheid blijkt al projecten in die zin te hebben ondernomen, omdat 93% op één of andere manier gegevens verzamelt (geautomatiseerd, manueel of via een combinatie van beide).

Die integratie komt trouwens vaak eerder toevallig tot stand, omdat IT-systemen enigszins op levende organismen lijken: ze veranderen herhaaldelijk, vaak omdat ook de organisaties waarop ze steunen zelf voortdurend van gedaante verwisselen, meer bepaald door fusies en overnames.

Naast de jaren geleden intern ontwikkelde toepassingen (de legacy systemen), vinden we tegenwoordig in de meeste bedrijven niet alleen ERP-systemen, maar ook steeds vaker CRM en SCM (supply chain management) pakketten, specifieke human resources oplossingen, enz. Eén en hetzelfde bedrijf gebruikt soms zelfs tegelijkertijd meerdere toepassingen voor gelijkaardige taken. Carl Moons, General Manager bij Aexis, vertelt het verhaal van een klant waar niet minder dan vier verschillende toepassingen draaien voor het human resources beleid. Aexis waarschuwt dat een dergelijke context vaak tot chaos kan leiden.

Datawarehouse: de flop?

Een onvermijdelijk probleem: BI-toepassingen leveren uiteraard analyse- en rapporteringsoplossingen, maar wanneer die niet gevoed worden door alle databanken van de onderneming of wanneer de gegevens niet helemaal betrouwbaar zijn (bijvoorbeeld omdat die gegevens niet meer zo recent zijn), is de kans zeer groot dat ook de resultaten niet zullen beantwoorden aan de verwachtingen.

Bij Hyperion meldt een gesprekspartner die liever anoniem wil blijven, dat “zeer weinig datawarehouse projecten tot een succes zijn uitgegroeid”.