Het Belgisch bedrijf Dexis, specialist in onderhoud en herstelling (MRO - Maintenance, Repair & Overhaul) werd onlangs vereerd met de titel van "ICT / Digital Project of the Year" van DataNews. Een titel die het ontving omwille van haar manier om de werklast eerlijk te verdelen tussen de verschillende filialen, zonder compromis te maken op kwaliteit.

Deze oplossing berust op "Phoebe", een AI-ysteem dat de aanvragen automatisch moet verdelen over de medewerkers op basis van ieders expertise en werklast.

"We hebben meer dan 500.000 producten op voorraad. Bij Dexis Belgium verbinden wij ons ertoe onze klanten  een technische of beveiligingsoplossing binnen de 24 uur te leveren, zodat hun continuïteit verzekerd is. Een fabriek kan het zich immers niet veroorloven plots zonder apparatuur te zitten en tot stilstand te komen. Een goed werkende interne dient is dus essentieel om die belofte waar te kunnen maken. Zeker in tijden van lockdown en telewerken, wanneer het moeilijker is om de werklast van onze zes agentschappen en onze medewerkers te vergelijken. Ons uniek systeem Phoebe zorgt ervoor dat de aanvragen snel bij de juiste persoon terechtkomen en dat zij 50% sneller verwerkt worden, op een kwalitatieve manier", legt Johan Vos uit, algemeen directeur van Dexis België.

Concreet filter het systeem automatisch de inkomende mails en de bijlagen om ze te identificeren. Het is geïntegreerd in Java BPM én in het AS400 ERP-systeem en beslist welke werknemer het best geschikt is om de aanvraag te verwerken, daarbij rekening houdend met diens werklast.

Het grote voordeel van Phoebe is de tijdwinst. Phoebe neemt beslissingen in 45 milliseconden, een mens in 9,4 seconden. "Wanneer u weet dat wij elk jaar honderdduizenden aanvragen, en meer dan een miljoen bestellingen krijgen, dan is de berekening snel gemaakt. Maar de bedoeling is niet om personeel door een machine te vervangen", beklemtoont het bedrijf. "Integendeel, dankzij AI kan onze medewerker meer tijd hebben om zijn expertise optimaal te benutten", besluit Erik Diris, ICT Manager bij Imes Dexis.