Verkopers gebruiken hun tablet om nieuwe producten voor te stellen aan consumenten. Vertegenwoordigers kunnen voor een maandelijkse vergadering op hun smartphone snel nog even nagaan of hun klant die laatste factuur wel heeft betaald. En de huisarts bladert na een lange werkdag door de gegevens van die ene patiënt om te zien of die vorig jaar ook al last had van de nevenwerkingen van een medicijn. We gebruiken steeds vaker privétoestellen voor het werk en omgekeerd. Bring Your Own Device heet dat, een trend die almaar meer bedrijven volgen. 

De voordelen van BYOD zijn legio. Werknemers hebben te allen tijde toegang tot de informatiesystemen die ze dagelijks nodig hebben, waar ze zich ook bevinden. En BYOD is kostenbesparend. Toegang tot email en kalender zijn evidente stappen. Maar mobiele toestellen kunnen werknemers toegang verlenen tot een chatservice met collega’s, klanten en leveranciers, een inzicht verschaffen in het ERP- en CRM-systeem, het HR-programma, social business tools, e-commerce transacties en verkoopondersteunende software, facturatie of administratie. Het kan allemaal op een smartphone of tablet, op het tijdstip en de plaats die werknemers verkiezen. 

 

We gebruiken onze mobiele toestellen niet enkel voor het werk. We lezen er onze privémails op, de kinderen zijn verzot op Angry Birds en op de trein betalen we nog snel de laatste elektriciteitsfactuur. Werk en privé lopen op die manier via onze mobiele toestellen in elkaar over. Maar wat als een gebruiker zijn toestel verliest? Staan bedrijfsgeheimen de volgende dag op een tweedehands zoekertjeswebsite? Elke organisatie zal rekening moeten houden met schadelijke software. Wanneer een gebruiker zijn toestel voor persoonlijke én privédoeleinden gebruikt, dan is de kans groter dat het met malware besmet geraakt. Hoe zal een bedrijf voorkomen dat belangrijke data verloren gaan? Hoe verleent het toegang tot noodzakelijke informatie aan rechthebbenden en hoe voorkomt het dat pottenkijkers geen toegang hebben?

Daarnaast moet een bedrijf ook de juiste cultuur hebben om met BYOD aan de slag te gaan. Het is vaak zo dat technologie werknemers tot veel meer in staat stelt dan wat gangbaar is binnen een klassieke bedrijfscultuur. Een gedegen BYOD-strategie zal bijvoorbeeld de mogelijkheid bieden data gedeeltelijk of volledig te wissen wanneer een werknemer de organisatie verlaat of het toestel verliest. Maar ook de mogelijkheid om camera’s uit te schakelen of GPS-locaties bij te houden kan onderdeel zijn van de strategie. En is de ICT-dienst klaar om alle toestellen te ondersteunen? Die zal zowel met Android, IOS, Blackberry als Nokia moeten kunnen werken, ofwel moet de organisatie duidelijke keuzes maken in welke systemen het toelaat. 

Hoewel de voordelen van BYOD de nadelen ruimschoots overtreffen, is het ontbreken van een BYOD-strategie binnen een bedrijf nefast. De versleuteling van gegevens, het verplichten van een wachtwoord, het uitsluiten van back-ups in de cloud en tegenhouden van bepaalde applicaties op mobiele toestellen zijn cruciale elementen in een dergelijke strategie opdat de organisatie optimaal zijn gegevens kan beschermen en de werknemer kan ondersteunen.

De oude bedrijfslaptop belandt op de vuilnisbelt nadat de ICT-dienst de harde schijf heeft verwijderd. Bij mobiele technologie is het gevaar niet geweken. Externe SD-kaartjes kunnen bijvoorbeeld nog heel wat gevoelige informatie bevatten. Een gedegen BYOD-strategie zal daarom aan werknemers opleggen om SD-kaartjes te versleutelen en zal opties voorzien om alle gegevens van een smartphone of tablet vanop afstand te wissen. 

 

 

De echte meerwaarde van mobiele technologie voor de bedrijfswereld ligt in de integratie van verschillende applicaties. Op een laptop kan een werknemer makkelijk schakelen tussen verschillende programma’s. Van het facturatiesysteem, over het ordersysteem naar de productencatalogus en zo verder. Op een smartphone of tablet gaat dat een stuk moeilijker, laat staan dat een klantnummer gedeeld zou kunnen worden tussen smartphone apps. Dat vraagt om een geïntegreerde oplossing, waarbij alle functies die een werknemer nodig heeft om zijn job uit te oefenen vervat zitten in een enkele applicatie. Dit wordt ook wel als on-the-glass-integratie omschreven. Een organisatie kan overwegen een private app store in gebruik te nemen, waarin het alle applicaties aanbiedt die het voor zijn werknemers heeft ontwikkeld. Een private app store is makkelijker te controleren dan de klassieke app stores en kan helpen om toegang te ontzeggen of informatie te wissen van werknemers die een organisatie verlaten.

Mobiele technologie heeft niet alleen ons persoonlijke leven veranderd. Het biedt gigantische opportuniteiten voor bedrijven en organisaties wereldwijd. Elke werknemer kan op zijn mobiel toestel toegang hebben tot de informatiesystemen die hij op een bepaald moment nodig heeft, waar hij zich ook bevindt. Mits een gedegen BYOD-strategie, kunnen bedrijven kosten besparen en efficiënter werken, zonder dat gevoelige informatie op de Facebookpagina van zoon of dochter komt te staan.